Animer un événement: de la conception à la livraison!
Une bonne animatrice n’est pas seulement votre alliée lorsque vient le temps de monter sur scène! Grâce à son expertise et à sa connaissance des principes de base de l’événementiel, tant sur le plan du contenu, de l’environnement, que de l’équipement, elle sera en mesure de vous guider et de contribuer au succès de votre événement depuis la phase de création, jusqu’au post mortem!
Voici quelques éléments clé avec lesquels elle pourra vous donner un coup de main!
1. Définir les bases de l’événement
Vous planifier un événement pour la toute première fois et vous cherchez à atteindre des objectifs précis? Avant de vous lancer dans la création d’un scénario ou même de réserver une salle, il est primordial de définir le type d’événement ou la formule qui répondra la mieux à vos ambitions et conviendra le mieux à votre public cible. Puisque chaque type d’événement a des attentes spécifiques en termes d’animation, l'animatrice pourra également vous aider à déterminer la bonne tonalité (formelle, décontractée, festive, ou inspirante) en fonction de vos critères. Ces bases clés guideront toutes vos décisions par la suite.
2. Écrire un scénario sur mesure
Une fois les objectifs définis, il est temps de rédiger un scénario détaillé. Le scénario est le cœur de l’événement, qui détermine le fil conducteur de la journée / soirée et structure chaque moment. Un bon scénario devrait inclure :
L’accueil des invités : Prévoyez un moment d’accueil chaleureux pour mettre les invités à l’aise.
Les animations principales : Quelles seront les activités principales de l’événement ? Jeux, discours, musique, etc.
Les transitions : Comment passer d'une activité à l’autre de manière fluide ?
Les moments clés : Les moments importants, comme les discours, les remises de prix ou les surprises, doivent être bien planifiés pour captiver l’audience.
Une animatrice professionnelle pourra définitivement vous guider dans la construction d’un déroulé fluide et punché, que ce soit pour la rédaction de contenu adapté à votre auditoire ou pour la définition de moments WOW.
Fait important à noter: le scénario ne doit pas être figé! Laissez une place à l’improvisation afin d’ajuster l’événement et son déroulement en fonction de l'ambiance et de la réaction des invités - c’est d’ailleurs pour cette raison précise que vous faites affaire avec un animateur ou une animatrice d’expérience!
3. Choisir les bons outils et supports
Pour dynamiser l’animation, il est souvent nécessaire de recourir à des outils visuels et sonores, qu’il s’agisse de:
Musique : Choisissez une playlist adaptée à l’ambiance de l’événement.
Technologie : Si vous utilisez des projections, des micros ou des écrans, assurez-vous que tout le matériel fonctionne correctement.
Décorations et visuels : Pensez à l’atmosphère de l’espace pour compléter l’expérience.
Au besoin, l’animatrice pourra vous aider à faire des choix éclairés en fonction de son expérience. N’hésitez pas à demander son avis!
4. Pratique générale et logistique
La préparation est un must! Il est donc recommandé de répéter les moments clés de l’événement avec l’animatrice et les intervenants principaux au moins une fois avant le jour J, pour être en mesure de repérer les failles éventuelles, de tester le matériel technique et d’apprivoiser la scène. S’il vous est impossible de planifier une pratique générale en personne, une rencontre d’équipe virtuelle pour repasser ensemble, une à une, les étapes importantes du scénario et identifier clairement les rôles de chacun est aussi une excellente option.
5. L’animation en direct : S’adapter en temps réel
Le jour J, le rôle de l’animatrice prend tout son sens, surtout en ce qui a trait à la gestion des imprévus! Le scénario est là pour guider, mais il peut être nécessaire d’adapter certains moments en fonction des réactions des invités ou d’éventuels imprévus. Un bon animateur saura demeurer flexible, tout en gardant le contrôle et en maintenant une ambiance positive tout au long de la soirée!
6. Le post mortem : Feedback et améliorations
Le rôle de l’animatrice n’est pas encore tout à fait terminé! En mode post mortem, disons, une ou deux semaines après la tenue de l’événement, il peut être intéressant de recueillir ses observations et commentaires, tout comme ceux des participants et participantes. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Quelles parties de l’animation ou de l’événement en général ont été particulièrement appréciées ? Quels aspects pourraient être améliorés pour les prochaines éditions? Ces retours vous permettront d’ajuster votre approche pour le futur!